Jouw werkgever en jij hebben afspraken gemaakt over de reiskostenvergoeding. Soms moet je jouw woon-werkverkeer, dat wil zeggen de kilometers die je naar jouw standplaats maakt, anders declareren dan de dienstreizen die je maakt. Dit kun je in Thrivey instellen (zie hieronder). In de app kun je een declaratie/exportlijst downloaden van jouw reizen. In deze lijst worden de zakelijke kilometers van jouw woon-werkverkeer en de zakelijke kilometers van jouw dienstreizen apart vastgelegd.
Wat is Woon-werkverkeer, wat zijn Dienstreizen en wat is de Standplaats?
Woon-werkverkeer: Je reist vanaf je thuislocatie naar je vaste of wisselende werkplek. Met woon-werkverkeer bedoelen wij het heen en weer reizen van de woon- of verblijfplaats naar een vaste werkplaats. Heeft u (of uw werknemer) een arbeidsovereenkomst waarin geen vast werkadres staat? Dan gelden alle reizen van de woon- of verblijfplaats naar een bedrijfsadres als woon-werkverkeer. (Bron: www.belastingdienst.nl)
Dienstreizen: Een dienstreis is een zakelijke reis die u maakt omdat uw werkgever dat nodig vindt. U maakt een dienstreis naar een andere plek dan uw dagelijkse werklocatie. (Het gebouw of terrein waar u werkt.) Dit wordt ook wel de standplaats genoemd. (Bron: https://www.p-direkt.nl/informatie-rijkspersoneel-2020/financien/vergoedingen-en-toelagen/binnenlandse-dienstreis)
Standplaats: Jouw vaste werklocatie.
Voorbeelden en uitleg
1: Als je vanuit huis naar je standplaats gaat en weer terug dan worden die kilometers als woon-werkverkeer gerekend. Ga je vanuit je standplaats naar een klant, of naar een andere zakelijke locatie en weer terug, dan geldt dat als een dienstreis.
2: Ga je vanuit huis via je standplaats door naar een klant en reis je vanaf de klant direct weer terug naar huis, dan gelden de kilometers naar je standplaats als woon-werkverkeer. De kilometers die je naar de klant hebt gemaakt tellen als dienstreis.
De kilometers die je vanaf de klant naar huis maakt worden opgedeeld: Dezelfde afstand die je vanaf die je vanaf huis naar je standplaats hebt gemaakt telt mee als woon-werkverkeer. De resterende afstand telt mee met het dienstreis gedeelte.
3: Soms reis je direct door naar een klant zonder eerst naar je standplaats te gaan. Alle kilometers van jouw thuislocatie naar die klant en terug worden berekend en opgeslagen als dienstreizen.
4: Je kunt ook instellen dat de eerste kilometers van je dienstreis altijd meetellen als woon-werkverkeer. Dit kan handig zijn wanneer je deze kilometers bijvoorbeeld standaard uitbetaald krijgt door jouw werkgever. Om te voorkomen dat je deze kilometers dubbel uitbetaald krijgt kun je een minimaal aantal kilometers woon-werkverkeer zelf instellen. Eigenlijk werkt dit net zoals bij plaatje 2, alleen hoef je dan niet eerst naar je standplaats te gaan.
Woon-werkverkeer en dienstreizen in Thrivey instellen?
De directe route of afgelegde weg selecteren
5 en 6: Ga in de app naar ‘Instellingen’. Hier kun je in de tweede balk onder ‘Zakelijke afstandsberekening’ selecteren of je wilt dat de afstand van de directe route wordt gebruikt of de afgelegde weg.
Onderscheid tussen woon-werkverkeer en dienstreizen
7: Om onderscheid te maken tussen woon-werkverkeer en dienstreizen ga in de app naar ‘Instellingen’. Hier zie je vlak onder ‘Zakelijke afstandsberekening’ in de tweede balk ‘Onderscheid tussen woon-werkverkeer en dienstreizen’ staan. Vink ‘Ja’ om onderscheid te maken tussen woon-werkverkeer en dienstreizen. Hieronder, bij ‘Minimale kilometers woon-werkverkeer’, kun je zelf instellen hoeveel kilometers je standaard altijd als woon-werkverkeer wilt laten meetellen.
Standplaats instellen
8: Ga in de app naar ‘Locaties’ en druk op de locatie die jouw vaste standplaats moet worden. In het scherm kun je deze locatie als Standplaats aanvinken.
Voor jezelf, jouw werkgever of jouw boekhouder biedt Thrivey, de kilometersregistratie app verschillende handige mogelijkheden om jouw kilometerregistratie en administratie makkelijk bij te houden.
